Wie Mitarbeiter Apps nachhaltige Mehrwerte im Unternehmen erzeugen

Im privaten Umfeld ist das Smartphone schon längst zur Informationsquelle Nummer eins geworden. Bei Unternehmen sind weiterhin primär klassische Intranets präsent und erst wenige Unternehmen wagen die Umstellung oder Ergänzung mit einer Mitarbeiter App. Besonders jetzt, wo übliche Präsenzzeiten im Büro durch Homeoffice und der Arbeit von unterwegs vermehrt ersetzt werden, ist es wichtig eine mobile Unternehmenskommunikation einzuführen. Die Mitarbeiter App ist das perfekte Kommunikationsmittel und kann mit spielerischen Inhalten und Funktionen den Teamgeist zusätzlich fördern.

Die Mitarbeiter App als internes Kommunikationsmittel

In der Schweiz sind mehr als die Hälfte aller Angestellten nicht mehr an ihren fixen Büroarbeitsplatz gebunden. Die Digitalisierung ermöglicht einen permanenten Informationsfluss und das Arbeiten von überall her. Dabei schaffen Mitarbeiter Apps eine mobile Austauschplattform und vernetzten die Arbeitsstandorte. Die stetige und transparente Kommunikationskultur im Unternehmen wird von Mitarbeitern geschätzt und Mobile Apps sind der beliebteste Kanal, um diese aufrechtzuerhalten. Auch im privaten Alltag wird die Mitarbeiter-App viel eher benutzt, um bspw. eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit auszufüllen, als das über das klassische Intranet getan würde.

Eine App fördert kürzere und fokussierte Nachrichten

Die Kommunikation in der Mitarbeiter App erfolgt meist per Newsfeed, Socialwalls, Push-Benachrichtigungen und via Chats. Diese Kommunikationsart reflektiert wie wir in sozialen Medien kommunizieren und fördert eine natürlichere häufigere Interaktion, die sich auf kürzere und fokussierte Nachrichten orientiert. Das Resultat zeigt sich in einer regelmässigeren und engagierteren Kommunikationskultur im Unternehmen und spart im Vergleich zur klassischen Informationskanälen Allen Zeit.

Wieso kein WhatsApp und andere Messenger Dienste verwenden?

Messenger Dienste sind aus Datenschutz- und Sicherheitsaspekten für Unternehmen umstritten. So liest der WhatsApp Dienst die Kontakte aus dem Adressbuch und verfolgt im Hintergrund mit wem eine Kommunikation gepflegt wird. Diese Kontaktdaten können und werden anderswo verwendet, bspw. um Freunde auf Facebook vorzuschlagen, obwohl auf dem Kanal sonst keine Verbindung hätte festgestellt werden können.

Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, ist es auf sozialen Messenger-Kanälen schwierig, den Zugang zu bestehenden Kontakten zu unterbinden. Deshalb ist es ratsam, die Kommunikation auf Unternehmensebene und besonders mit Kunden und Partnern auf solchen Kanälen zu unterlassen.

Die Mitarbeiter-App ermöglicht in einem kontrollierbaren Umkreis ebenfalls Kurznachrichten, Daten und Bilder einfach in Echtzeit auszutauschen und ist, sofern mit dem richtigen Partner umgesetzt, dem schweizerischen und EU Datenschutzgesetz vollkommen konform.

FruchtXPress stellt auf mobile Kommunikation um

Die FruchtXPress AG ist ein Transport und Logistikunternehmen bei welcher vor allem Deskless Mitarbeiter wie Trucker Fahrer arbeiten. Deshalb machte die Umstellung der Mitarbeiterkommunikation auf eine Mitarbeiter App umso mehr Sinn.

Per Push Nachrichten können alle Chauffeure auf einmal erreicht werden, ein Newsfeed hält über aktuelle Gegebenheiten informiert und ein zentrales Dokumentensystem in der App ermöglicht neuen wie auch bestehenden Mitarbeitern sich stets und von überall her mit den Prozessen des Unternehmens vertraut zu machen. Die FruchtXPress App dient nicht nur als Kommunikationsmittel und enthält nützliche Funktionen für Fahrer, um bspw. Schadens- und Reparaturmeldungen am Ort des Geschehens einfach per App vorzunehmen.

Mit Apps die Motivation und Produktivität steigern

In der Mobile Unterhaltungsbranche befassen sich Psychologen damit, die Aufmerksamkeit der User aufrechtzuerhalten und durch spielerische Elemente den Konsum zu verlängern. Weshalb soll diese Motivation nicht mit einer Mitarbeiter-App auf den Arbeitsalltag übertragen werden?

Mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter zeigen eine erhöhte Lernbereitschaft, wenn auf spielerische Weise der Lernprozess bereichert wird. So kann das Wissen bspw. mit einem Quiz in der Mitarbeiter App aufgefrischt werden, denn Apps sind das ideale Medium; sie sind beliebt und können von überall genutzt werden. So werden Mitarbeiter viel eher die Schulungsunterlagen im dynamischen mobilen Format auch abseits der Arbeitszeiten, bspw. auf dem Arbeitsweg oder von Zuhause aus studieren, als sie das mit gedruckten Unterlagen oder auf einer Desktop-Anwendung tun würden.

Gamification-Elemente in der App können auch motivations- und produktivitätsfördernd auf den Mitarbeiter und das ganze Team wirken. Gehen wir von einem Call-Center aus, wo die Produktivität und der Erfolg anhand abgearbeiteter Anfragen gemessen werden kann. Verschiedene (wöchentliche, monatliche, …) Ranglisten und Fortschritt-Badges können Mitarbeiter motivieren ihre Leistung zu steigern. Dabei können automatisierte Miteilungen über persönliche Erfolge den Mitarbeiter immer wieder erinnern und ermutigen, seine Arbeitsergebnisse zu verbessern. Im Gegensatz zu anderen Kanälen funktioniert die App auf dem Push-Prinzip, Informationen müssen nicht von sich aus (Pull-Prinzip) aufgerufen werden, was dieses leistungsfördernde Gamification-Prinzip aktiv unterstützt und attraktiv macht. Damit kein Wettkampf untereinander, sondern der Teamgeist gefördert wird, sollen natürlich auch die gemeinsamen Erfolge stets mit motivierenden Push-Benachrichtigungen an alle Mitarbeiter oder die entsprechende Abteilung automatisiert gesandt werden.

Mit der Wesser App spielerisch Leistungsergebnisse verbessern

Bei Wesser und Partner werben Studenten Mitglieder zur Unterstützung von non-profit Organisationen. Je besser der Mitarbeiter eine Organisation und ihre Projekte vorstellt, desto länger und mehr werden die Mitglieder eine Organisation unterstützen. Dieser leistungsbasierte Akquiseprozess wird mit einem ausgeklügelten Lohnmodell unterstützt.

Mit der App können die Mitarbeiter ihre aktuelle Performance vom ERP-System abrufen und mit Hilfe von Slidern ihre Leistungsparameter optimieren, um zu sehen, wie sich diese auf ihre Entlohnung auswirken kann. Die App vermittelt dem Mitarbeiter auf einfache und spielerische Weise das umfangreiche Lohnmodell und motiviert ihn stets seine Leistungsergebnisse zu verbessern. Nebst dem Lohnrechner stehen weitere nützliche Inhalte zur Verfügung und können zu jeder Zeit im Einsatz aufgerufen werden.

Typische Funktionen einer Mitarbeiter App

Eine Mitarbeiter App muss nicht neu erfunden werden, viele Standard-Funktionen bieten jedem Unternehmen einen Mehrwert und spezifische Anforderungen können zu jeder Zeit mit einer Individualentwicklung erweitert werden.

Newsfeed

Eine App ist der Kanal mit der grössten Reichweite in einem Unternehmen, wo neueste Informationen am ehesten gelesen werden. Meist kommt der Newsfeed in einer chronologischen Übersicht aller Beiträge daher, welche oftmals kategorisiert oder nach einem Berechtigungskonzept ausgespielt werden.

Notification-Center

Push-Nachrichten werden viel schneller gelesen als Emails. Jeder Mitarbeiter hat in der App ein persönliches Notification-Center, wo er alle ungelesenen (speziell vermerkt) und vergangenen Benachrichtigungen einsehen kann – so geht bestimmt keine Information unter. Deeplinks ermöglichen, dass aus der Push-Benachrichtigung direkt der entsprechende Inhalt aufgerufen werden kann, bspw. ein Newsbeitrag oder die persönliche Lohnabrechnung.

Mitarbeiterverzeichnis

Im Mitarbeiterverzeichnis sind alle Kontaktdaten und Mitarbeiterinformationen aufzufinden. Dies ermöglicht eine schnellere Kontaktaufnahme via Telefon oder integriertem Chat.

Standardisierte Schnittstellen (Single-Sign-On via SAML/ADFS, OpenID Connect etc.) ermöglichen meist eine einfache Anbindung an den bestehenden Login-Service. So aktualisiert sich das Mobile Mitarbeiterverzeichnis automatisch mit dem zentralen HR-System.

Dokumentenbereich

Obwohl klein und handlich, ist die App genügend leistungsstark, um verschiedene Dokumenttypen zu unterstützen inkl. hilfreichen Funktionen wie eine Volltextsuche über alle Dokumente hinweg und sogar in der Datei selbst. Auch hier können gewisse Dokumente nur an berechtigte Mitarbeitergruppen ausgespielt werden. Mit dem Dokumentenbereich haben die Mitarbeiter stets alle Unterlagen griffbereit in der Hosentasche.

Umfragen und Feedbackformulare

Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit trägt wesentlich zum anhaltenden Unternehmenserfolg bei. Mit offenen und geschlossenen Befragungen bleibt das Management fortlaufend informiert und kann rechtzeitig auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Damit die Umfrage eine hohe Response erzielt, kann die Einladung mit einer Push-Nachricht erfolgen.

Als Umfragetool wird oftmals das bewährte System von SurveyMonkey verwendet, welches sich relativ einfach in eine App integrieren lässt.

Social-Wall

Die Social-Wall bringt den Charakter von sozialen Medien ins Unternehmen. Alle Mitarbeiter können Beiträge von Besuchen auf Messen, Inserate mit Bildern etc. posten. Diese können geliked und kommentiert, sowie andere Mitarbeiter in Kommentaren erwähnt werden.

Umstellung auf «Mobile-first»

Mit der Digitalisierung hat sich die letzten Jahre die Kommunikationsweise wesentlich geändert, so auch wie Unternehmen mit ihren Mitarbeitern interagieren. Eine für alle zugängliche und transparente Kommunikationskultur ist gefragt, in welcher klassische Intranets mit statischem Einweg-Informationsfluss oft zu kurz kommen.

Dies bedeutet nicht, dass gleich alle Systeme mit einer Mobile App abgelöst werden müssen. Prozesse und Teilbereiche eines Intranets oder HR-Systems lassen sich mit einer Mitarbeiter App abbilden und die allfällige Komplettumstellung auf eine Mobile App kann schrittweise erfolgen.

Wie Mobile Apps den Geschäftsalltag optimieren indem sie an bestehende ERP- und Drittsysteme angebunden werden erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Mobile-ERP.

Einführung der Mitarbeiter-App

Eine App weckt an und für sich Neugier bei den Mitarbeitern und ist einfach zu bedienen, so bleibt die Einschulung in der Regel erspart. Die Installation ist kinderleicht und kann auf drei Wegen erfolgen:

1. Der gängigste Weg ist über die öffentlichen AppStores, wobei geschützte Unternehmensinformationen durch Mitarbeiterlogins der Öffentlichkeit unzugänglich bleiben.
2. Der Apple Business Manager ermöglicht die einfache Distribution per persönlichen Installationslink und Promocodes im Unternehmen.
3. Für besonders schützenswerte Mitarbeiter-Apps empfiehlt sich die Verteilung über ein MDM-Tool und Enterprise Account.

Mitarbeiter Apps von Swiss Digital

Wir sind ein führendes Softwareunternehmen in der Entwicklung von Apps im Geschäftsumfeld und konnten bereits verschiedene Mitarbeiter Apps realisieren. Dabei gehen wir auf die Bedürfnisse der Unternehmen ein und können dank grosser Erfahrung und fertigen Modulen massgeschneiderte Lösungen kosteneffizient umsetzen. Im Gegensatz zu vorgefertigten Baukasten-Apps bringt das wesentliche Vorteile, wie:

• der bestehende Unternehmensauftritt kann komplett übernommen werden und ein einzigartiges ansprechendes Design geschaffen werden.
• freie Ideenfindung und Konzeption ohne Einschränkungen.
• die Inhalte wie auch der Source-Code bleiben im Besitz des Auftraggebers, so ist man nicht an einen Anbieter gebunden.
• dank offenem Quellcode kann die App stets weiterentwickelt werden.