Reservationssysteme optimal umsetzen – Digitalisierung für Dienstleister

Was ist einer der grössten Unterschiede zwischen Dienstleistungs- und Produktmarketing? Bei Service-Angeboten ist das Kundenerlebnis der Kernfaktor für den Erfolg. Das beinhaltet nicht nur das Angebot selber, sondern bereits auch schon den Buchungsprozess. Wie kann der Kunde möglichst schnell und unkompliziert buchen? Und wie kann ich als Dienstleister im Hintergrund alles so einstellen, dass ich möglichst effizient und meinen individuellen Bedürfnissen entsprechend, diese Termine so anbieten kann? Wie kann ich Reservationssysteme optimal umsetzten?

In diesem Blog-Beitrag beschäftigen wir uns mit den möglichen Lösungsansätzen. Standardlösung, Branchenlösung oder Eigenentwicklung? Gibt es auch eine Hybridlösung? Welche Funktionen stehen zur Verfügung? Und welche weiteren Aspekte muss man sonst noch berücksichtigen?

Vorteile in der Praxis

Die Vorteile liegen auf der Hand: Im Gegensatz zu den eigenen Öffnungszeiten, kann mit einem Online Booking rund um die Uhr gebucht werden. Der Dienstleister verliert keine Zeit mit langen Telefonanrufen oder der Beantwortung von E-Mails. Das Fehlerrisiko sinkt und interne Prozesse können automatisiert werden. Der Kunde hat die Möglichkeit, jederzeit, selber und übersichtlich einen passenden Termin zu finden. Reservationssysteme bieten auch noch weitere Benefits, wie das automatische Versenden von Terminerinnerungen oder die Anbindung an weitere Systeme, um z.B. die Buchhaltung zu vereinfachen.

Allgemein lässt sich sagen, dass optimal eingesetzte Reservationssysteme entscheidend sein können, um mit der heutigen, digitalen Welt schritthalten zu können.

Natürlich gibt es aber auch Ausnahmen. Grundsätzlich ist es immer noch so, dass eher teure, sehr persönliche und individuelle Dienstleistungen meist immer noch persönlich gebucht werden. Zum Beispiel ein Beratungsgespräch beim Küchenschreiner wird auch heute noch lieber persönlich vereinbart. Ein Reservationssystem ist deshalb nicht notwendig.

Je günstiger und standardisierter aber die Dienstleistung, umso wichtiger ist es, Online Bookings anzubieten.

Und falls Sie sich nicht sicher sind: Gerne können wir Ihnen Auskunft geben und Sie unverbindlich beraten. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach.

Anforderungen & Funktionen

Mögliche Geschäftsbereiche sind:

• Kosmetik, Gesundheit und Medizin: Buchung von Behandlungen
• Hotellerie: Buchung von Unterkünften
• Events und Freizeit: Buchung von Räumen und Erlebnissen
• Gastronomie: Buchung von Tischen und Caterings
• Transport: Buchung von Fahrzeugen und Reisen

Was haben all diese Use Cases gemeinsam? Genau, ein Kunde bucht zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Leistung. Dort hören die Gemeinsamkeiten aber auch schon auf. Bei der Buchung von Behandlungen soll der Kunde ein Angebot, einen freien Time Slot und ggfl. auch den Mitarbeiter auswählen können. Räume sind oft abhängig von der Behandlung und müssen deshalb bei der Buchung ebenfalls auf die Verfügbarkeit geprüft werden.

Bei der Buchung von Reisen hingegen genügt nur der Abgleich mit der hinterlegten Kapazität. Vielleicht möchte man aber noch weitere Fragen stellen, damit man mehr über den Kunden erfährt, z.B. bei einer Tischreservierung ob er Allergien hat. Vielleicht soll der Kunde gleich bei der Buchung bezahlen oder eine Anzahlung leisten, um Missbrauch vorzubeugen und die Buchhaltung zu vereinfachen. Also muss auch eine Payment-Möglichkeit integriert sein. Ausserdem sollen die gebuchten Termine auch gleich in ein Kalenderprogramm übertragen werden.

Nachfolgend eine Übersicht möglicher Anforderungen:

Standard-, Branchen- und Individuallösungen

Die Anforderungen an die Funktionen sind also von Branche zu Branche unterschiedlich. Oft sind Branchenlösungen deshalb die naheliegendste Lösung. Nur selten decken sie aber wirklich alle Bedürfnisse ab. Eine Eigenentwicklung hingegen ist meist kostenintensiv und erfordert Zeit für die Umsetzung.

Grundsätzlich lässt sich sagen: Je simpler die Anforderungen, um so mehr eignet sich eine Standardlösung. Je komplexer und branchengetreuer eine Dienstleistung ist, umso mehr lohnt sich die Suche nach einer Branchenlösung. Oft sind die angebotenen Lösungen aber nicht befriedigend und die Entwicklung einer Individuallösung bietet sich schnell als die beste Lösung. Oder vielleicht bietet sich auch die Möglichkeit, einer Hybridlösung?

Beispiel einer Hybridlösung: Flooat

Für unseren Kunden Flooat durften wir einen neuen Webauftritt realisieren. Dabei stand das Benutzererlebnis immer an oberster Stelle. Ein optimal umgesetztes Reservationssystem war deshalb entscheidend.

Flooat bietet einzigartige “Flooatings” in Salzwasser, die ihren Kunden ein ultimatives Entspannungserlebnis bieten. Sie betreiben mehrere Standorte und jeder Standort hat mehrere Räume. Es gibt Paar- und Single-Floats.

Die wichtigsten Anforderungen an das Reservationssystem waren:

• schnell und intuitiv buchbar
• vollintegriert in die Website
• individuell einstellbare Zeitfenster
• getrennte Kalender pro Standort
• Online Payment

Die Website wurde mit WordPress und WooCommerce aufgebaut. Da es sich um ein Startup mit standardisiertem Angebot handelt, war eine Individuallösung eigentlich nicht nötig und dennoch hat keine Standard- oder Branchenlösung die Anforderungen auch wirklich voll erfüllt. Vor allem in Bezug auf die Integration. Aus diesem Grund entschieden wir uns, eine Standardlösung in Form des WordPress-Plugins “Appointments for WooCommerce” einzusetzen und sie an die Kundenbedürfnisse weiter anzupassen. Als zusätzlicher Vorteil konnte auch der Shop (Kauf von Abos und Gutscheinen) innerhalb des gleichen Systems umgesetzt werden, was die Verwaltung und Buchhaltung erheblich vereinfacht.

Hier geht es zum Projektbeschrieb.

Ausserdem durften wir auch für andere Kunden eine Buchungslösung umsetzten. Hier noch weitere Beispiele:

• Kloster Engelberg
• Helsana
• Vieux Manoir

Wie finde ich die Lösung, die am besten zu mir passt?

Auf eigene Faust geht es mit Benchmarking und Recherche, indem man sich in der entsprechenden Branche umsieht. Dafür kann man die Websites von der Konkurrenz oder vergleichbaren Anbietern besuchen und prüfen, wie sie den Reservationsprozess gelöst haben. Zur Inspiration können auch Dienstleister aus anderen Ländern einbezogen werden. Findet man gute Lösungen, geht es an die technische Analyse. Oft merkt man sehr schnell, ob eine Buchungsplattform individuell entwickelt wurde oder ob es eine vorgefertigte Lösung ist.

• Bei individuellen Lösungen kann man über die Entwicklungsagentur mehr Informationen erhalten.
• Standard- oder Branchenlösungen erkennt man oft am unterschiedlichen Design, an unauffällig platzierten, fremden Logos oder an der URL. Anstatt auf der Website zu bleiben, wird man für die Reservation oft zu einer anderen Website weitergeleitet.

Einfacher und oft auch zielführender ist es, eine Entwicklungsagentur mit Erfahrung für Reservationssysteme zu beauftragen. Dank dem technischen Grundverständnis und den bereits umgesetzten Projekten kann auf diese Weise schnell und oft auch vergleichsmässig günstig eine optimale Lösung gefunden werden.

Fazit – ein optimal umgesetztes Reservationssystem lohnt sich

Nun liegen die Vorteile zwar auf der Hand aber wieso fehlt es in der Praxis so oft an einer optimalen Umsetzung? Gerade Kleinunternehmer sind der Meinung, dass sie sich eine massgeschneiderte Lösung nicht leisten können. Es fehlt oft an Ressourcen und Knowhow, um alle Anforderungen formulieren und abdecken zu können. Ausserdem ist es schwierig, in diesem digitalen Dschungel den richtigen Ansatz zu finden.

Vorhandene Lösungen erfüllen oft und nur einen Bruchteil der Bedürfnisse, lassen sich nicht anpassen, sind zu teuer oder funktionieren nicht befriedigend. Deshalb lohnt es sich, sich für die Suche nach einer guten Lösung einen zuverlässigen Partner an die Seite zu holen.

Als führendes Unternehmen in der Entwicklung digitaler Lösungen verfügen wir über umfangreiche Erfahrung in der Implementierung effizienter Reservationssysteme für Webseites oder mobile Apps. Wir berücksichtigen Ihre individuellen Anforderungen und bieten Ihren Kunden eine nahtlose Benutzererfahrung. Gerne stehen wir Ihnen bei der Suche zur Seite und unterstützen Sie entweder bei der Implementierung vorhandener Lösungen oder bei der Entwicklung einer Individuallösung.